در اینجا یک روش معمول آورده شده است: یک سند موجود در ورد، اکسل یا پاورپوینت مایکروسافت را باز کنید، تغییراتی در آن ایجاد کرده و سپس آن را با نامی متفاوت ذخیره کنید. این کار باعث می شود فایل اصلی باقی بماند و یک نسخه ی اصلاح شده نیز ذخیره شود.
فقط یک مشکل وجود دارد: آفیس 365 مایکروسافت دیگر به این روش کار نمی کند. به دلیل یک تغییر غیرقابل درک، هرگونه تغییر به صورت خودکار ذخیره می شود—بدین معنا که سند اصلی رونویسی می شود حتی اگر این را نمی خواهید.
علاوه بر این، وقتی بر سندی کار می کنید که قبلاً یکبار ذخیره شده است، متوجه خواهید شد که گزینه ی “ذخیره با عنوان”—یک گزینه قدیمی—از منوی فایل ناپدید شده است.
چه خبره، مایکروسافت؟
این موضوع خصوصاً وقتی آزاردهنده است که بروزرسانی بدون هیچ گونه اعلام قبلی، توضیح یا دستورالعملی صورت گرفت. این تغییر یک روزه انجام شد. به نظر من این مرز جنون است که مایکروسافت یک روش اساسی برای ذخیره کردن اسناد آفیس را بدون اطلاع کافی به کاربران تغییر داد.
حتی بدتر هم می شود: اگرچه شما به راحتی می توانید ویژگی ذخیره خودکار را با کلیک کردن بر ضامن کوچک موجود در سمت چپ بالای صفحه خاموش کنید، اما این ویژگی تنها برای سندی که باز است خاموش می شود. هیچ روشی برای غیر فعال کردن عمومی ذخیره خودکار وجود ندارد.
کاری که می توانید انجام دهید، خاموش کردن بازیابی خودکار، ویژگی است که به سبب آن آفیس به صورت خودکار بک آپی را در فواصل منظم ایجاد می کند. این کار به صورت موثر ذخیره خودکار را غیرفعال خواهد کرد- در حالی که شما از داشتن بک آپ نیز محروم خواهید شد.
اگر تمایل به انجام این کار دارید، بر فایل<گزینه ها< ذخیره کلیک کرده و سپس چک باکس مربوط به “ذخیره اطلاعات بازیابی خودکار هر X دقیقه” را پاک کنید.
روش دیگری برای انجام این کار وجود دارد، اما آن به معنی تغییر روش کار کردن است و احتمالاً برای دهه ها به این شکل بوده است. مایکروسافت توصیه می کند که وقتی سند موجودی را با هدف ذخیره کردن آن با نام دیگر باز می کنید، از گزینه ی جدید “ذخیره یک نسخه” پیش از اعمال تغییرات استفاده کنید(گزینه ای که جایگزین “ذخیره با عنوان” شده است).
چه اتفاقی می افتد اگر من تغییرات را اعمال کنم اما قصد رها کردن آن ها را داشته باشم؟ نتیجه یک نسخه ی غیرضروری و ناخواسته از فایل خواهد بود که باید به صورت دستی آن را حذف نمایم.
اگر مایکروسافت از قبل کاربران خود را مطلع می ساخت، من تا این حد رنجیده خاطر نمی شدم. بسیاری از برنامه های وب و موبایل در هنگام معرفی کاربران با ویژگی های جدید به آن ها دستورالعمل های آموزشی می دهند. چرا آفیس 365 چنین کاری نمی کند؟
اگر شما نیز به همین اندازه رنجیده اید، یک گزینه دیگر وجود دارد: شما می توانید ذخیره خودکار را با ترفندی در رجیستری ویندوز غیرفعال کنید. این روش مبتنی بر یک مقاله پشتیبانی مایکروسافت می باشد. متاسفانه، این روش تنها در ProPlus آفیس 365 کار می کند. من تلاش کردم تا همان ورودی های رجیستری را در خانه آفیس 365 بیابم اما چیزی نیافتم.
